Обзор лучших систем учета рабочего времени на 2023 год с достоинствами

Paymo

Paymo — это современное решение для управления проектами, призванное помочь малым и средним предприятиям управлять своими проектами от конца до конца. Решение обеспечивает беспрепятственный ход проекта до его завершения. Оно оснащено целым рядом инструментов и функций, которые упрощают управление задачами, общение в команде, управление ресурсами, выставление счетов за проект, диаграммы Ганта, доски Канбан, отчетность по временным листам, учет рабочего времени и многое другое. С Paymo руководители проектов и члены команды могут точно отслеживать каждую секунду, потраченную на проекты или задачи, и искать пути повышения продуктивности. Основные моменты:

Запись времени, затраченного на проекты или задачи, в браузере с помощью веб-таймера.
Сохраняет все записи о времени с указанием времени начала и окончания для составления точных отчетов о времени.
Предоставляет настольный тайм-трекер, позволяющий легко отслеживать рабочее время.
Имеет систему фильтрации правил, которая автоматически связывает затраченное время с нужными проектами/задачами.
Визуализация данных табеля учета рабочего времени в календарном стиле с просмотром дней, недель, месяцев и повестки дня.

Toggl

Эта программа тайм-трекер достаточно проста в использовании – русифицированного интерфейса нет, но достаточно знать английский на базовом уровне, чтобы все понимать. Работает на разных платформах (ПК, смартфон) и может использоваться как командами, так и в индивидуальном порядке. Пользуйтесь в автономном режиме, синхронизация автоматически произойдет при подключении к сети.

Классический бесплатный тайм-трекер обладает ограниченным функционалом, есть расширенный аккаунт и премиум-подписка, но большинству хватает простых опций. Если заплатите, получите полноценный планировщик для работы над проектами.

Среди доступных функций – автотрекинг, быстрая настройка напоминаний и трекер времени онлайн и оффлайн. Можно делить проекты на оплачиваемые и неоплачиваемые, строить отчеты по прогрессу и затратам времени. Есть опция разделения коллектива (если подключены командой), удобная панель управления. Интеграция с другими сервисами скромная – только Трелло и Гугл Календарь из популярных.

Tmetric

В список бесплатных тайм-трекеров для ПК обязательно нужно включить Tmetric – прекрасный продукт с русифицированным интерфейсом. Достаточно классическое приложение, которое можно поставить на все устройства – компьютер, смартфон, планшет.

Бесплатно предоставляется для индивидуального использования или командам до пяти человек. Вас больше? Придется заплатить за премиум-подписку.

Этот timetracker дает доступ к таким базовым функциям: оффлайн и онлайн трекинг, добавление рабочего времени для выполненных задач. Можно создавать общие отчеты по проектам и подробные отчеты.

В одном из лучших тайм-трекеров нет лимита по количеству клиентов и проектов, можно отслеживать активность каждого работника и менять их рабочее пространство. Доступна интеграция с другими сервисами. Есть опция напоминания о простое. Ваши действия в браузере отслеживаются на таймлайне – в конце дня вы сможете просмотреть, сколько времени и когда провели на том или ином сайте.

FAQ по теме

Какие приложения учёта рабочего времени подойдут российским компаниям?

Из-за введения в 2022 году санкций покупка зарубежного софта с российских банковских счетов стала невозможна. Единственный способ пользоваться лицензионным программным обеспечением предпринимателям из РФ – обратиться к решениям, разработанным в России. К таковым относятся ОфисМетрика, Bitcop, Kickidler.

Какая программа подойдет, если у моих сотрудников гибкий график?

Не во всех компаниях практикуется фиксированный рабочий день: некоторые руководители позволяют сотрудникам начинать и заканчивать работу, уходить на обед в любое удобное время. Если в ряде программ график не подлежит изменению, есть сервисы, в которых этот функционал включен: например, ManicTime, Yaware.TimeTracker. В программе Crocotime возможность реализована наполовину: время начала и конца дня плавающие, а обед задается жестко.

Есть ли программы, автоматически формирующие отчеты об активности работников?

В отчетах предоставляются сформированные сведения, указывающие на продуктивность отдела в целом и каждого работника в частности, статистика использования приложения, посещения веб-ресурсов. На основании отчетов можно делать объективные выводы о том, насколько хорошо работают ваши сотрудники. Программа ОфисМетрика автоматически создает отчеты о соотношении простоев и работы, распределении нагрузки и т.д.

Какие есть способы обхода программ учета активности?

Даже если работник знает о том, что его активность просматривается, он не может избавиться от программы-клиента: в большинстве случаев она скрыта, но, даже если это не так, на корпоративных Windows недостаточно прав, чтобы удалять программы без вмешательства системного администратора. Впрочем, особенно продвинутые сотрудники обходят программы учета: например, запускают на компьютере скрипты, имитирующие трудовую деятельность.

В каких сервисах можно предоставлять работникам информацию об их продуктивности?

Каждая представленная в топе программа открывает доступ к статистике администратору, однако не все позволяют просматривать отчет о продуктивности самому работнику. А зря: возможность узнать, с какой производительностью работал сотрудник, и сравнить показатель с коллегами способна мотивировать на повышение трудовых характеристик. Если вы рассматриваете такой способ мотивации, рекомендуем скачать системы учета рабочего времени Yaware.TimeTracker и Crocotime.

Какой сервис доступен на всех десктопных операционных системах?

Большинство системных администраторов устанавливают на рабочие машины Windows– самую понятную русскоязычному пользователю операционную систему. Случаются исключения, когда внутри одной компании сотрудники работают на разных ОС. В такой ситуации сложнее всего найти тайм-трекер, чтобы он имел агенты для каждой операционки. Хорошим решением станет Hubstaff, ведь у него доступны клиенты под Windows, Linux, macOS. Также есть мобильные приложения для учета рабочего времени на Android/iOS и расширение для Google Chrome.

Советы по выбору таск-менеджера

В заключение хочется отметить, что, выбирая сервисы для планирования, следует обращать внимание на следующие критерии:

Не имеет значения, выбираете вы таск-трекер для себя или для компании, важно, чтобы продукт имел интуитивный интерфейс – даже при первом использовании вы сразу должны понимать, как создается задача, устанавливаются сроки и т.д.
Наличие автоматических уведомлений поможет вам, не отвлекаясь от текущей работы для самостоятельных проверок статусов заданий, не упустить ничего важного.
Обратите внимание на варианты отображения задач. Многие программы предоставляют информацию в разных видах: это могут быть канбан-доски, списки, диаграммы Ганта, а также календари.
Необходимо учесть возможности для управления ресурсами: сервис должен помогать вам отслеживать, сколько времени каждому работнику требуется на выполнение ежедневных задач, и помогать контролировать загрузку сотрудников.
Чтобы таск-менеджер всегда был под рукой и мог оповестить вас о новых задачах или горящих сроках, необходимо наличие мобильного приложения.
Облегчить рабочий процесс и упростить коммуникацию в команде помогает интеграция с другими приложениями и сервисами: мессенджерами, календарями и пр.
Не менее важна поддержка таск-трекером функции создания отчетов, которые позволят оценить эффективность работы и проанализировать финансовую составляющую.

Вы ознакомились с обзором 10 таск-менеджеров для команд разного уровня и индивидуального использования
Какой из них использовать для контроля рабочего процесса и своевременного выполнения задач, решать вам

Вы ознакомились с обзором 10 таск-менеджеров для команд разного уровня и индивидуального использования. Какой из них использовать для контроля рабочего процесса и своевременного выполнения задач, решать вам.

MyLifeOrganized

Приложение MyLifeOrganized работает практически на любых устройствах, позволяя планировать дела и быстрее достигать поставленных целей. Отличается простым интерфейсом и удобными настройками.

Особенности планировщика:

работа в автономном режиме;
синхронизация с помощью «облака» и Wi-Fi;
отображение данных в календарном виде;
конвертирование файлов в разные форматы.

Программа работает на смартфонах на основе iOS и Android и на ПК с Windows. Мобильные версии полностью бесплатные (без пробных периодов). Среди плюсов планировщика выделяют простое и быстрое переключение между задачами и разделами и интуитивно понятный интерфейс.

Asana

Язык интерфейса: английский
Отображение задач: kanban-доска, список, календарь
Мобильная версия: есть
Общение с коллегами внутри сервиса: есть

Asana — сервис для управления задачами и проектами, запущенный в 2008 году. Позиционируется как инструмент для командной работы над задачами, но его можно использовать и как персональный таск-менеджер. Язык сервиса — английский, но можно выполнить перевод с помощью расширения для Google Chrome Asana — Русская версия. У сервиса Asana есть десктопная версия, а также версии для смартфонов на iOS и Android. Бесплатный пробный период длится 30 дней.

Пользователю при входе в сервис нужно указать, для чего он будет его использовать и какая у него роль в команде, а затем написать задачи. Им присваивается определенный статус, по умолчанию их три (New tasks, Do today или Do later), но можно настроить собственные.

Работая над задачей, коллеги могут поддерживать коммуникацию в сервисе, обмениваться файлами, составлять списки дел.

Доступно несколько вариантов отображения задач: списком, на kanban-доске или в календаре.

Доска задач

Календарь с задачами

Список задач

Боковое меню содержить шесть основных вкладок:

Home — переход на основную страницу команды.
My Tasks — здесь можно посмотреть свои задачи.
Inbox — вкладка для обмена сообщениями с коллегами.
Reporting — здесь визуализированы данные по работе команды: сколько выполнено задач, сколько не выполнено.
Portfolios — позволяет отслеживать работу команды и прогресс в выполнении задач.
Goals — здесь можно поставить цель и отслеживать, на сколько процентов она достигнута.

Основные функции — создание задач, назначение ответственных, расстановка приоритетов, отправка сообщений, приглашение членов команды в проект в Asana, интеграция с различными сервисами, такими как Gmail, Zoom, Slack и т. д. — доступны в бесплатном тарифе. Бесплатной версией можно пользоваться неограниченное время.

Больше функций доступно в платных тарифах:

Premium $10,99. Предоставляет доступ к дашборду, созданию форм опроса для членов команды, консоли администратора, позволяет создавать приватные проекты и задачи.
Business $24,99. Помимо всех опций, доступных в тарифе Premium, открывается доступ к разделам Portfolios и Goals, расширенным опциям для создания форм, также к интеграциям с сервисами Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau и Power BI.
Enterprise. Персонализированный тариф для больших компаний, условия и цена обсуждаются индивидуально.

2 место: ActivTrak

Основные назначения программы ActivTrak — это отслеживание действий пользователей на рабочих компьютерах, аналитика их продуктивности и своевременная блокировка возникающих угроз. Для этого, помимо стандартных средств мониторинга, данная система включает в себя кейлоггер и возможность блокировать доступ к запрещенным интернет-адресам. Программное обеспечение может быть установлено непосредственно на компьютере, или же аккумуляция данных может происходить на облачном сервисе. Возможности программного решения довольно широки и включают в себя видеозапись экранов сотрудников с возможностью экспорта снятого видео, а также автоматические уведомления о нарушениях при сохранении скриншота с заданным содержанием. Политика использования этой программы практически не накладывает ограничений на функционал бесплатной версии, но масштабирование на большее количество подконтрольных ПК или использование более значительного облачного пространства возможны только в PRO-варианте.

1. До 3-х ПК, над которыми можно вести мониторинг; 2. До 3-х Гб памяти в облаке для хранения логов по результатам отслеживания; 3. Отчеты по использованию рабочего времени; 4. Оценка продуктивности сотрудников; 5. Выполнение скриншотов рабочих экранов сотрудников (по одному на каждую рабочую активность); 6. Кейлоггер (запись последовательностей нажатия клавиш для предотвращения и расследования угроз); 7. Запрет на доступ к сайтам из “черного списка” непродуктивных ресурсов.

Дополнительные опции, доступные в платной версии: 1. Снятие ограничений на объем пространства для размещения логов в облачном хранилище; 2. Снятие ограничений по количеству компьютеров сотрудников, подлежащих мониторингу. Система не имеет иных принципиальных дополнений и расширений функциональности в полной версии.

Wunderlist

По словам Рамиса Япарова, считать себя настоящим мастером планирования ему помогает приложение Wunderlist. Оно очень простое и удобное, сохранит любую задачу на час, день или даже неделю. Кроме того, синхронизация со смартфоном, планшетом и компьютером выручит не раз, ведь вся нужная информация всегда будет под рукой.

Главные преимущества Wunderlist:

— всегда отвечает за ваши сроки и посылает уведомление в нужное время;

— позволяет работать в команде и в режиме онлайн делиться со своими коллегами или друзьями любой нужной информацией;

— доступен везде, в любое время и на всех платформах (iPhone, iPad, Android, Windows Phone, Windows 8, Windows 7, Mac, Chromebook, Kindle Fire и the Web).

Общая информация

Некоторые разработчики систем учета предоставляют бесплатные (Freemium) версии, в которых функциональных возможностей меньше, но их хватает для минимума контроля над сотрудниками.

Программы, кроме функции отслеживания времени работы, предлагают управление расписанием и нагрузкой каждого работника, позволяют увеличить производительность труда и обеспечить безопасность информации. Большое значение для приложения имеет возможность доступа к настройкам, так как производительное меню для одной группы пользователей, может быть неэффективным для другой.

Основные функции системы учета:

отслеживание активности пользователя;
учет рабочего времени и отдыха;
видеозапись с монитора;
отправка уведомлений;
кейлоггер – запись ударов по клавишам;
скриншот экрана, который может быть создан в любой момент, поэтому «обмануть» трекер невозможно;
мониторинг посещаемых сайтов;
наличие Pomodoro-трекера позволяет устанавливать время работы и отдыха.

При выборе программы приоритетными считаются следующие параметры:

Среди предлагаемых программ отслеживания есть такие, в которых включены функции мониторинга действий сотрудника, вплоть до чтения электронных писем, путем захвата прикрепленного документа – это относится к продвинутым системам и не каждой организации необходима такая услуга.

Основной задачей большинства сервисов является сбор информации и предоставление в удобной форме для дальнейшего анализа.

iBolit

Мобильное приложение с расширенным функционалом. Прекрасно совместимо и с Андроид, и с iOS. Интерфейс простой и понятный, разработчики постоянно занимаются усовершенствованием программы, поэтому пользователи даже не замечают мелкие неполадки.

Стандартный пакет включает в себя подробное расписание работы врачей, есть также встроенные презентации специалистов. Удобная онлайн запись работает без ошибок, а если пациенту нужно срочно получить консультацию, то сделать это можно через чат и видеочат.

Помимо прочего, прямо в программе автоматически рассчитывается заработная плата доктора за осуществленную онлайн-услугу и консультацию. Ведется статистика клиентов, дополнительные возможности включают работу колл-центра, интеграцию с МИС, удержание клиентов, осуществление автоматической рассылки.

Языки	русский
Доступ	платно
Совместимость	iOS, Android

Цена: около 2000 рублей.

Плюсы

приложение полностью удовлетворяет потребности медицинского учреждения;
единоразовая оплата;
удобная система расчета заработной платы;
встроенный чат, наличие видеочата;
презентация врачей.

Минусы

приложение подходит только медицинским работникам;
отсутствие демо-версии.

Работаю в медицинской сфере уже 4 года, еще ни разу не видела настолько продуманного и удобного приложения. Оно просто в работе, при этом в него встроено одновременно столько функций, что разбегаются глаза. Я вам однозначно рекомендую приложение iBolit, поскольку вы не разочаруетесь и иначе посмотрите на возможности систематизации работы.

Прочие приложения для рабочего процесса

Теперь, когда мы разобрались с приложениями учета времени для фрилансеров, давайте поговорим о нескольких инновационных программах для ежедневной удаленной работы.

И вот с чего мы начнем:

Поскольку тайм-менеджмент и прокрастинация представляют главный интерес, мы собрали приложения для писателей, новичков в сфере бизнеса, а также тех, кому сложно управлять финансами, и забывчивых людей.

Вот этот список:

16. OpenOffice

Потрясающий инструмент для писателей-фрилансеров, которым для выполнения заданий нужно что-нибудь получше Microsoft Word. С его помощью можно легко экспортировать файлы, а также создавать брошюры и гайды. Что по-настоящему круто, так это невероятно большой выбор шрифтов.

17. Zen Writer

Хотя приложение слегка дороговато (от $9 в месяц), оно обладает эстетичным дизайном, так что писателю проще сосредоточиться на задаче. Здесь можно менять освещение и шрифты по своему вкусу и насладиться работой над текстом в расслабляющей атмосфере.

18. Logline App

Позиционирует себя как приложение для написания сценариев, тем не менее его также можно использовать для создания длинных электронных книг или подробных инструкций. Приложение поможет хранить написанный материал в главах, так что вам не придется создавать отдельные файлы для каждой части.

19. Dropbox

Desktop | iOS | Android

Потрясающее приложение для фрилансеров, с помощью которого можно синхронизировать файлы с любыми девайсами, просто перетаскивая их в окно программы. Dropbox создает облачное хранилище со всеми вашими файлами, поэтому вы легко можете открывать их с любых устройств.

20. Remember the Milk

Desktop | iOS | Android

Одно из самых популярных приложений-планировщиков не только для фрилансеров, но и для всех остальных. Не так давно в него добавили расширение для Google Chrome, и с тех пор приложение приглянулось удаленным работникам. Оно может напомнить о чем угодно – например, о месте встречи или покупке молока. Если вы ищете хороший планировщик, Remember the Milk – один из лучших вариантов.

21. BzReminder

iOS | Android

Приложение для тех, кто часто прокрастинирует и любит откладывать задачи. Оно будет раздражать громкими звуками и постоянными напоминаниями, пока вы не возьмете в руки устройство

С BzReminder вы не забудете ни об одной важной задаче

22. MindMaster

Desktop | iOS | Android

Майндмеппинг или ментальные карты – феномен, который достиг необычайной популярности. Данное приложение дает возможность создавать ментальные карты на любом устройстве и станет лучшим местом для хранения, чем блокноты или листки бумаги. Бесплатная версия подойдет под требования практически каждого. Но если вы из тех фрилансеров, кто составляет тщательные карты для всех проектов, вы можете обновиться до Премиума по вполне доступной цене ($6 в месяц).

23. Evernote

Desktop | iOS | Android

Полезный инструмент для фриланс задач, которые требуют запоминать большие объемы информации. Особенно подойдет для хранения креативных идей (изображений, видео, аудио клипов).

24. Mint

Desktop | iOS | Android

Mint – один из лучших вариантов для тех, кто ищет бесплатное приложение с приятным интерфейсом для управления финансами. Поскольку фрилансеры сами выполняют обязанности бухгалтера и стараются оптимизировать расходы как можно лучше, такие приложения просто необходимы. К тому же, Mint ведут один из лучших фриланс-блогов – отличный источник информации для новичков с полезными практическими кейсами и инфографиками. Будет трудно найти приложение для учета средств, которое могло бы сравниться с Mint.

25. Rocket Lawyer

Приложение для фрилансеров, которые планируют открыть бизнес и ищут ресурс для хранения юридических документов в хорошем качестве. В приложении также можно делиться файлами, покупать их, искать, просматривать и скачивать.

В начале статьи, мы упомянули, что главные проблемы на профессиональном пути фрилансера – это тайм-менеджмент, лень, учет финансов и взаимодействие с клиентами.

В списке приложений для учета времени вы найдете большое разнообразие источников, которые помогут:

Понять, каково быть удаленным фрилансером
Стать специалистом в сфере учета финансов
Вспоминать о работе в моменты прокрастинации
Предоставлять клиенту доказательства того, что вы закончите работу к сроку

Существует множество фриланс-приложений для использования во время работы, поэтому в список мы поместили самые популярные из них. Такие приложения могут значительно улучшить рабочий процесс и повысить вас до статуса «гуру фриланса».

Сервисы для хранения паролей

Забыть пароль от личного кабинета не страшно — его можно восстановить по номеру телефона или через почту. Другое дело, если аккаунтом пользуются несколько человек. Придется искать, чьи данные указаны на сайте, просить переслать код. Чтобы этого избежать, лучше завести универсальный менеджер паролей.

Какие варианты есть на рынке

Неплохая бесплатная версия у Enpass, но можно хранить только до 20 паролей и нельзя пользоваться приложением. У Keeper есть тарифы для малых и крупных предприятий.

	Стоимость за одного пользователя	Функционал	Удобство и простота использования
Enpass	от $3,58	Генерация и хранение паролей, банковских карт Присылает уведомления о взломе	Нет облака — это неудобно
Keeper	от $2	Шифрование паролей Мониторинг даркнета Облачное хранилище Есть чат с самоуничтожающимися сообщениями и файлами Оценивает безопасность паролей	Управление понятное, но надо немного времени, чтобы облазить вкладки и запомнить расположение инструментов
Bitwarden	от $3	Хранение паролей, банковских карт, документов, заметок Генератор логинов и паролей	В бесплатном тарифе нет ограничений на количество паролей и устройств У сервиса запутанный интерфейс, быстро не разберешься
Dashlane	от €5	Хранение логинов и паролей VPN Заполнение форм Предотвращение утечки данных Автоматическая смена паролей	Стоит дороже аналогов К интерфейсу привыкаешь за пару дней

Dashlane — наш фаворит

Более безопасными считаются ПО с двухфакторной аутентификацией. Dashlane, помимо этого, еще поддерживает Face ID и Touch ID, поэтому мы выбрали его. В этом сервисе есть программа на ПК, мобильное приложение, расширения для Chrome, Firefox, Safari, Edge, Internet Explorer. Сервис запоминает платежные данные и может заполнять формы для пополнения баланса, покупки билетов и т. п. Также он мониторит сеть на наличие угроз и присылает уведомления, если находит что-то подозрительное.